Un nouveau logiciel pour gérer les stocks hospitaliers

Reconnu pour son savoir-faire en matière de gestion des stocks de médicaments, Computer Engineering lance son logiciel Labo, spécialement conçu pour administrer les stocks et les approvisionnements de tous les produits utilisés par le laboratoire.

Labo est le dernier-né des logiciels développés par Computer Engineering. L’éditeur s’est appuyé sur son expertise en matière de gestion des flux de médicaments et de consommables pour compléter la gamme dédiée aux stocks hospitaliers.

Le suivi particulier des consommables et réactifs

Comme le souligne Vincent Hourdequin, directeur technique de Computer Engineering, « l’administration des stocks des laboratoires hospitaliers est indépendante de celle des Pharmacies à Usage Intérieur. Ils nécessitent des logiciels dédiés, intégrant toutes les spécificités de ces produits, notamment les dates de péremption des réactifs. C’est le cas de notre logiciel Labo, né d’une demande émanant des pharmaciens biologistes hospitaliers. »

Labo leur fournit donc une réponse adaptée afin de faciliter la gestion des stocks, celle des approvisionnements et d’organiser toutes les informations nécessaires à la traçabilité des produits. Cela comprend les numéros de lots, les dates de péremption des réactifs mais aussi des aides à la préconisation de commandes, avec les indications importantes de stocks minimum et maximum.

« Nous avons également prévu des paramètres pour gérer les commandes cadencées ou récurrentes. Il est en effet fréquent qu’un laboratoire d’hôpital passe un marché global avec un fournisseur, mais préfère recevoir des livraisons partielles et échelonnées pour optimiser sa gestion de stock. Dans ce cas, Labo fournit le tableau de bord nécessaire pour avoir une vision d’ensemble des livraisons prévues et leur planning».

Si l’application https://www.computer-engineering.fr/applications/labo/ s’installe de manière indépendante, elle est néanmoins conçue pour être compatible avec les SI hospitaliers existants. Comme tous les logiciels de Computer Engineering, Labo fonctionne avec les interfaces de gestion administrative, économique et financière des établissements de santé. Son mode d’emploi standardisé permet les envois EDI des commandes vers les fournisseurs via Hospitalis et Diagdirect.

Cette interopérabilité est d’ailleurs la marque de fabrique de Computer Engineering. L’éditeur équipe depuis longtemps des établissements de santé avec ses solutions Pharma et Économat, pour assurer la gestion de leurs stocks pharmaceutiques.

Pharma répond à toutes les spécificités de la Pharmacie à Usage Intérieure

Proposer une seule appli pour couvrir tous les champs d’activité d’une PUI, c’est l’esprit de Pharma, qui regroupe l’ensemble des fonctionnalités nécessaires aux équipes de la Pharmacie à Usage Intérieur. « Nous connaissons parfaitement le circuit du médicament, explique Vincent Hourdequin, ce qui nous a conduits à développer un outil complet, réellement conçu pour répondre aux rôles particuliers demandés à une pharmacie hospitalière. »

Par exemple, assurer la traçabilité réglementaire des produits, comme les médicaments dérivés du sang et les DMI. Ou encore intégrer la rétrocession des médicaments non disponibles en officine de ville. « Pour ce type de produit, l’établissement de santé doit facturer, tracer et déstocker. Avec Pharma, le praticien effectue ces 3 opérations en une seule fois. Il gagne du temps et il est certain de ne pas oublier une étape », explique Vincent Hourdequin.

Autres fonctionnalités non prises en compte par un logiciel de gestion économique classique :

– Le suivi des dépôts pour les produits particuliers, type prothèses. Il s’agit là d’un circuit spécifique, où les hôpitaux ne passent commande que lorsqu’ils utilisent le dispositif médical. La traçabilité de la pose déclenche alors une commande de renouvellement et la facturation par le fournisseur de la prothèse posée, chaque étape étant prévue dans Pharma.

– Les produits onéreux font aussi l’objet d’un traitement particulier dans l’application. Les hôpitaux fournissant un suivi détaillé pour être remboursés, Pharma génère automatiquement le « Fichcomp » qu’ils envoient tous les mois en prenant en compte tous les produits à statut spécifique.

– Les prêts et emprunts de médicaments sont très fréquents entre établissements, pour pallier certains manques en urgence. Pharma propose une fonction spécifique pour assurer ce suivi.

La crise sanitaire a bien mis en évidence l’importante stratégique des stocks médicamenteux. L’utilisation de Pharma aide les équipes des PUI à gérer au plus près les approvisionnements et commandes de produits.

Là encore, l’interopérabilité est au cœur du système car l’activité de la PUI est au centre de processus transversaux dans les établissements de santé : le circuit du médicament est en lien avec toutes les unités de soins et le circuit des dispositifs médicaux implantables en liaison avec les blocs opératoires et plateaux interventionnels. Pharma est capable de dialoguer avec d’autres applications. Cette souplesse est d’autant plus importante dans le cadre de GHT qui sont amenés à mettre en œuvre des outils différents dans les unités de soins.

L’intégration de toutes ces fonctionnalités et l’interopérabilité permettent un partage des informations entre tous les acteurs du circuit. Cela évite les doubles saisies et les oublis en facilitant le travail quotidien de l’équipe de la pharmacie.

Faciliter la logistique hospitalière

La gestion des stocks de produits consommables, hors médicaments, est une préoccupation constante en milieu hospitalier. Le logiciel Economat de Computer Engineering facilite l’organisation de la logistique. « Pharma et Economat ne gèrent pas les mêmes produits, précise Vincent Hourdequin, mais ils fonctionnent de la même façon, ce qui est un avantage pour les utilisateurs. À l’origine, nous avons créé Economat pour répondre à des demandes d’établissements qui étaient déjà dotés de Pharma et qui souhaitaient bénéficier d’une solution équivalente pour administrer leurs stocks hospitaliers hors pharmacie. Les deux logiciels sont interfacés avec les outils de gestion comptable et économique de l’établissement de santé. Ils disposent des mêmes modules de demandes des services de soin, ce qui permet aux soignants de passer leurs commandes de consommables directement au service Achat. »

Economat est un logiciel qui s’utilise seul ou en complément de Pharma. Il répond à toutes les problématiques de logistique hospitalière :

– Pilotage des achats : Economat fournit des tableaux de bord complets, en valeur et en volume, sur tous les mouvements des articles distribués dans chaque service de l’établissement.

– Couplé au module Traça, de Computer Engineering, Economat est capable de gérer les dates de péremption et les numéros de lot des produits alimentaires par exemple, ou encore les réactifs de laboratoire.

– Interactif, il gère tout l’aspect logistique des stocks de produits, il gère le multi emplacement et le multi magasin et propose également les emplacements disponibles afin de rationaliser l’entreposage dans les établissements de santé.

Mobilité et configuration multisites

Pour répondre aux enjeux de coopération inter-établissements, ces trois logiciels de Computer Engineering sont conçus pour fonctionner au sein de groupements hospitaliers de territoire (GHT).

Ils proposent aussi une grande souplesse dans leur mode d’utilisation grâce à des versions nomades, développés sous la forme d’aplication Web responsive. Les modules Mobi-Pharma Réceptions et Mobi-Pharma Dispensations apportent un plus grand confort et rapidité de traitement. Le personnel soignant dispose de terminaux équipés d’un navigateur Internet et connectés en Wifi au réseau de l’établissement. La lecture des codes-barres ou data matrix se fait à partir de l’appareil photo ou du lecteur intégré au terminal. Ce mode nomade est également disponible pour mobiEconomat. Les équipes peuvent ainsi lire les codes-barres des produits stockés, là où ils sont.

Grâce à son nouveau logiciel Labo, Computer Engineering conforte sa place d’éditeur spécialiste de la gestion des flux et de la logistique hospitalière.